Ce billet est une révision d'un billet originalement publié le 14 décembre 2005 dans la première mouture de SuperCoach.


A la demande d'un lecteur, voici le modèle de liste de tâches sur lequel je me basais au bureau vers la fin de l'année 2005. Toujours dans cette optique de tester différentes méthodes d'organisation, celle-ci visait à évaluer l'utilisation d'un simple fichier texte (format 'bloc-notes') pour organiser la majorité de mes projets professionnels.

Ce fichier était directement accessible depuis mon bureau Windows et des raccourcis placés dans la barre des tâches et dans le dossier "Mes Documents" me permettaient plus ou moins de l'atteindre dans n'importe quelle situation.

Ce billet se destine donc essentiellement aux allergiques des agendas électroniques et autres logiciels type "usine à gaz" de l'organisation.


Note: les intitulés des tâches ont été quelque peu modifiés afin de conserver une certaine confidentialité dans mes activités.


Le fichier master.txt

Vous verrez ci-après deux captures d'écran. Elles montrent le fichier que j'avais nommé "master.txt". Ce fichier était ouvert dès mon arrivée au bureau le matin et le restait en général jusqu'à mon départ le soir. J'ai volontairement séparé la présentation du fichier en deux parties pour des raisons de clarté.


Première partie du fichier 'ce qui doit être accompli'



La section "délégations"
Il m'est souvent arrivé de demander une information ou un tout autre service à un collègue et que ce dernier oublie (par un malencontreux hasard) de me répondre passé un certain délai. Du coup, lorsque j'avais finalement vraiment besoin de cette information, c'est devenu une urgence et je me retrouvais contraint de devoir insister auprès de la personne pour obtenir ce qu'elle me devait.

La syntaxe est relativement intuitive. Je précise la personne de contact, suivie d'une description de l'information attendue en retour. S'il y a une date limite (DL), je l'indique.

Cette section 'délégations' me fournit donc une liste des tâches prises en charge par d'autres personnes et dont je dois récupérer le résultat.


La section "prioritaire"
Comme son nom l'indique, cette liste contient des tâches à réaliser en priorité. Je ne m'étalerai pas ici sur la définition de "priorité", je pensais en sortant de l'école que la priorité était universelle mais elle reste une notion quelque peu...subjective, si vous voyez ce que je veux dire!

La syntaxe. La ligne commence par une lettre (D,C ou F) dont je détaillerai la signification plus bas dans ce billet. S'ensuit une description de la tâche à accomplir, suivie finalement de la date à laquelle la tâche a été inscrite.

Pour que cette liste conserve son efficacité, je crois qu'il est important qu'elle reste courte (deux à trois éléments) et qu'elle soit vide en fin de journée. Sinon, la "priorité" n'en est peut être pas une...


La section "A faire"
Le nerf de la guerre dira-t-on. Pas besoin de plus amples détails. La syntaxe reste la même que pour la liste "prioritaire".


Les trois lettres C, D et F
  • C = 'complète', une tâche que je vais devoir accomplir dans son intégralité (et qui me prendra surement du temps);
  • F = 'feedback', une tâche consistant à fournir un retour à une tierce personne. Le temps nécessaire varie en général plutôt selon ma motivation du moment;
  • D = 'delegate', une tâche consistant à déléguer une action à une tierce personne. En général, si cette tâche s'accomplit, une entrée viendra s'ajouter dans la première partie du document.



Deuxième partie du fichier 'ce qui a été accompli'



La section "Skills"
Cette liste grandit avec le temps. J'y entre toutes les compétences nouvellement acquises, que ce soit professionnellement ou non. Ce que j'ai appris à faire, à utiliser, à comprendre, les nouveaux programmes, etc.

J'aurais pu placer cette liste plus bas dans le fichier. Placée à cet endroit, elle est souvent consultée inconsciemment et fournit, à la longue, un certain motivateur et indicateur d'une sorte d'évolution dans ma vie. Oui je sais, c'est pathétique! :)

Si vous remarquez qu'il n'y a rien à ajouter dans cette liste depuis plusieurs mois, il est peut être temps de sérieusement envisager un changement de boulot.


La section "A valider"
Lorsqu'une tâche est complétée à partir de l'une des listes précédentes, je la déplace simplement ici. En fin de journée ou en fin de semaine, je récapitule cette liste, je la mets à jour si nécessaire, j'ajoute les dates de clôture pour chaque tâche puis je les déplace toutes dans la section "terminé".

Certaines tâches peuvent être apparentées à des projets de plus grande envergure qu'une simple journée ou semaine. Dans ces cas, il peut être intéressant de définir quelle sera la prochaine tâche à réaliser et de l'inscrire dans "A Faire" avant de définitivement déplacer la ligne dans la liste "Terminé".


La section "Terminé"
Cette section contient toutes les tâches accomplies, la date à laquelle la tâche a été identifiée et la date à laquelle elle a été accomplie (p.ex: +2 signifie que 2 jours se sont écoulés entre le moment où la ligne a été saisie et le moment où elle a été validée).

La présence d'une telle liste peut être remise en question. Les motifs qui me poussent à conserver ces éléments feront l'objet d'un billet à part entière mais en résumé, croyez-moi qu'il peut être utile d'avoir une liste de plusieurs pages contenant toutes les tâches accomplies au cours de vos activités professionnelles.



Comment démarrer ?

Cette méthode a ses forces et ses faiblesses. Un peu comme toutes les méthodes me direz-vous... Elle s'adresse en particulier aux personnes souhaitant tout conserver sur leur ordinateur tout en se basant sur une logique extrêmement simple et indépendante de tout logiciel spécialisé.

L'avantage d'une telle liste est qu'elle peut également être placée sur Internet et rendue accessible depuis n'importe où. Vous pouvez par exemple placer ces listes dans les "brouillons" de votre messagerie électronique ou encore dans un blog, sans pour autant rendre l'article public! Seule votre imagination imposera des limites.

Pour démarrer, commencez simplement par ouvrir le bloc-notes, inscrivez-y les en-têtes de sections (Délégations, Prioritaire, A faire, Compétences, A valider, Terminé) avec des séparateurs clairs.

Gardez ensuite ce fichier ouvert tout au long de la journée. Au fur et à mesure de la journée, le document se remplira de lui-même, croyez-moi.


Imprimer sur papier ou pas ?

Certaines fonctions de bureau vous contraignent tout de même à de nombreux déplacements au cours desquels des notes doivent être prises. Lorsque j'utilisais ce système, il m'est arrivé à plusieurs reprises d'imprimer le document. Soit parce que j'avais envie de passer du temps éloigné de mon poste de travail, soit tout simplement parce que la journée s'annonçait essentiellement dans une salle de travail et non assis à mon bureau.

Le feeling est aussi un bon indicateur, ne l'oublions pas.


Conclusion sur ce système

Ce système d'organisation combine une certaine complexité (les différentes listes) à une simplicité technologique. C'est un des rares systèmes à demander un investissement financier 0 francs, pas même un stylo et du papier.

L'inconvénient majeur de ce système s'est présenté lorsque je me suis retrouvé à évoluer sur plus d'une dizaine de projets en parallèle. Le soutien d'une liste de tâches associées à chaque projet devenait alors nécessaire et un simple fichier texte n'est pas en mesure de fournir ce service.

L'autre inconvénient, que je n'ai pas moi-même ressenti mais que d'autres à qui j'ai présenté ce modèle ont ressenti, est l'apparence assez austère du tout.

Un fichier texte n'est en effet pas très user friendly et certaines personnes peuvent désirer une interface plus clic-clic et plus sexy pour gérer leurs tâches. C'est tout à fait compréhensible, je ne supporte pas moi-même l'idée de travailler sur un ordinateur peu ou pas personnalisé selon mes goûts.

A tester donc si vous n'êtes pas allergique aux solutions simples et peu couteuses!